Van briefing tot factuur alles in één platform
Creatieve bureaus, marketingkantoren en digitale agencies verliezen uren aan urenregistratie, projectbeheer en facturering die verspreid zijn over losse tools. yipla verbindt jouw klanten, projecten, uren en facturen in één platform gemaakt voor agencies.
Herken je deze uitdagingen?
Agencies en creatieve bureaus kampen met dezelfde dagelijkse frustraties. yipla lost ze stuk voor stuk op.
Offerte met uurschatting? Altijd een gok
Hoeveel uur kost dit project? Hoe hoog is onze marge? Elk voorstel is opnieuw puzzelen en achteraf blijkt het budget altijd te krap geschat.
Wie werkt waaraan? Niemand heeft het overzicht
Drie campagnes tegelijk, een designer bezet op twee klanten, een copywriter die wacht op feedback. Geen duidelijk overzicht van wie waarmee bezig is en welke deadline morgen is.
Extra taken mondeling gevraagd, nooit gefactureerd
De klant vraagt nog snel een extra banner, een extra versie, een extra ronde feedback. Jij levert het, maar het staat nergens als meerwerk geregistreerd. Achteraf vergeet je het door te rekenen.
Uren registreren? Daar geraken we nooit aan toe
Creatieven schrijven uren achteraf in of helemaal niet. Aan het einde van het project weet je niet hoe veel tijd er werkelijk in zit en of je er iets aan hebt verdiend.
Kosten van freelancers en tools: nergens bijgehouden
Freelancer ingehuurd, stockbeelden gekocht, advertentiebudget ingezet maar niemand koppelt die kosten aan het juiste project. Marge berekenen is gokken.
Facturen sturen: te laat, te weinig, soms helemaal vergeten
Project opgeleverd maar factuur staat nog niet in de boekhouding. Of je factureert een vast bedrag terwijl er eigenlijk meer uren in zitten. Cashflow lijdt eronder.
Projectofferte met uurschatting klaar in minuten
Stel offertes op met rolgebaseerde uurtarieven, vaste forfaits of een mix van beide. Schat uren per fase strategie, creatie, productie, revisies en yipla berekent automatisch de projectprijs en marge. Goedgekeurd? Meteen omzetbaar naar een actief project.
- Offertesjablonen per type project: campagne, website, branding, content…
- Uurtarieven per rol (creative director, designer, developer, copywriter…)
- Automatische marge- en winstberekening per project en per fase
- Van goedgekeurde offerte naar actief project in één klik geen dubbele invoer
Altijd zicht op wie waarmee bezig is en wanneer
Agencies draaien meerdere campagnes tegelijk, elk met eigen deadlines en afhankelijkheden. yipla geeft je een Kanban- of Gantt-overzicht van alle projecten en taken per klant, per medewerker en per deadline zodat niemand meer verrast wordt.
- Kanban- of Gantt-planning per project en per fase
- Afhankelijkheden: brief → concept → review → productie → live
- Elke medewerker ziet zijn takenpakket per project en deadline
- Deadline verschoven? Alle afhankelijke taken schuiven automatisch mee
Uren bijhouden zonder gedoe, meerwerk nooit vergeten
Medewerkers loggen uren via de app of desktop, direct per project en per activiteit. Vraagt de klant extra revisies of een bijkomende deliverable? Dat wordt meteen als meerwerk aangevinkt. Alles vloeit automatisch door naar de factuur niets wordt nog vergeten.
- Medewerkers klokken in via smartphone per werf en per taak
- Uren gekoppeld aan fase: strategie, creatie, productie, revisies, overleg
- Meerwerk aanvinken bij de taak, automatisch doorgestuurd naar de factuur
- Realtime inzicht: hoeveel uren zitten er al in dit project?
Factuur klaar zodra het project opgeleverd is
Zodra een project opgeleverd is, genereert yipla automatisch de factuur op basis van geregistreerde uren, afgesproken forfait of een mix. Meerwerken staan er al in. Eén klik en de factuur gaat via Peppol of e-mail naar de klant. Correct BTW, correct projectnummer.
- Factuur op basis van geregistreerde uren en m² automatisch samengesteld
- Meerwerken, voorschotten en onkosten opnemen met één klik
- Peppol e-facturering voor B2B-klanten en overheidsopdrachten inbegrepen
- Koppeling met Yuki, Exact, Billit en jouw boekhouder
Alles wat een agency nodig heeft
Eén platform van projectofferte en urenregistratie tot meerwerken en factuur voor creatieve bureaus en marketing agencies.
Offertes & Projectramingen
Uurhonoraria, forfaits & marges in minuten
Stel offertes op per fase met uurtarieven per rol of vaste forfaits. yipla berekent automatisch de projectprijs, marge en winstgevendheid.
Project- & Capaciteitsplanning
Wie is beschikbaar? Wie is overboekt?
Zie in één blik wie beschikbaar is, wie op welk project zit en welke deadlines naderen. Capaciteitsoverschrijding meteen gesignaleerd.
Urenregistratie per project & rol
Realtime inzicht in gepresteerde uren vs. budget
Medewerkers loggen uren per project en per activiteit. Altijd realtime zicht op hoeveel uur er al in een project zit versus het budget.
Meerwerken & Extra deliverables
Elke extra taak geregistreerd, elke euro gefactureerd
Extra revisies, bijkomende formats of scope-uitbreiding worden meteen aangevinkt als meerwerk en automatisch meegenomen in de factuur.
Onkosten & Derden
Stockbeelden, freelancers en toolkosten doorrekenen
Stockbeelden, freelancerkosten, advertentiebudgetten en software alles koppelen aan het juiste project en doorrekenen aan de klant.
Facturering bij oplevering of per milestone
Factuur op uren, forfait of milestone jouw keuze
Factuur automatisch genereren op basis van geregistreerde uren, vaste prijs of milestone. Via Peppol naar B2B-klant of per mail.
Klanten & Prospects CRM
Briefings, offertehistoriek en klantcommunicatie
Beheer klantcontacten, briefinghistoriek en offertes per account. Zet een goedgekeurd voorstel direct om in een actief project.
Rendabiliteit per project & per klant
Welke projecten en klanten leveren echt marge op?
Zie per project, per klant en per type opdracht of je rendabel werkt. Vergelijk campagne vs. branding vs. webdesign qua marge en uurrendement.
AI-assistent
Slimmere uurschattingen, betere marges
yipla leert van je projecthistoriek. Uuroverschrijdingen per fase en winstgevendheid per klanttype worden automatisch gesignaleerd.
yipla is volledig Peppol-compliant
Verstuur en ontvang elektronische facturen via het Peppol-netwerk rechtstreeks vanuit yipla. Geen extra software, geen tussenpartijen. Volledig conform de Belgische en Europese e-invoicing regelgeving.
"Vroeger verloren we uren aan urenregistratie achteraf en discussie over meerwerken. Nu registreert iedereen real-time en gaan onze facturen sneller dan ooit de deur uit."
"We wisten nooit echt of een project rendabel was tot achteraf. Met yipla zien we het live. Dat heeft ons al meerdere keren gered van een verlieslatend project."
"In een minuut maak ik de prijs voor een volledig project. Efficiëntie, gebruiksgemak en service dat is yipla."
Klaar om jouw agency naar het volgende niveau te tillen?
Sluit je aan bij creatieve bureaus en marketing agencies die hun projecten, uren en facturering beheren met yipla. Geen creditcard, geen langdurig contract.