1A. Instellen van dagboeken

Vanaf heden kan je in de configuratie verschillende dagboeken gaan instellen. Met die verschillende dagboeken kan je ervoor gaan zorgen dat de nummering van een aantal documenten op elkaar doorlopen (verkoopfacturen en verkoopcreditnota’s bijvoorbeeld) zonder dat je dit afzonderlijk moet instellen. Raadpleeg zeker je boekhouder wat hij/zij het liefste heeft.

Hoe doe je dit?

• Ga naar configuratie – boekhouding – dagboeken
• via het plusje kan je een nieuw dagboek aanmaken en zal je dit scherm kunnen aanvullen
• Je kan daarbij opgeven welke documenten tot het dagboek behoren en hoe de nummering werkt
• Nummering prefix: F-yyyy = F-2025 => Dat zal automatisch verlopen
  Je kan pas werken met die F-yyyy als je boekjaar weldegelijk op 1 januari start.
• Nummering lengte: uit hoeveel cijfers moet het getal bestaan
  Huidig nummer: in mijn geval 126
• Vanaf ik een volgende factuur zal maken, zal yipla automatisch F-20250127 voorstellen

In mijn voorbeeld  (zie volgende bladzijde) zal je merken dat de nummering voor zowel creditnota’s als verkoopfacturen mooi op elkaar zullen doorlopen

1B. Wat als de nummering even niet meer klopt?

Nadat je een factuur aangemaakt hebt, krijgt je factuur steeds een nummering toegekend. Stel dat dit nummer niet meer klopt volgens de automatische nummering moet je 2 stappen doorlopen om de automatische nummering terug correct te krijgen.

1. Het nummer manueel aanpassen. Ga naar de factuur, plaats de factuur in concept en pas de factuur eenmalig aan via ‘updaten’

2. Pas bij configuratie – boekhouding – dagboek de nummering aan. Yipla houdt bij de volgende keer rekening met je ingestelde nummer.

2. Instellen van grootboekrekeningen

• Bij configuratie – boekhouding kan je ook grootboekrekeningen aanmaken
•  Je kan daarbij ook aanvinken of de grootboekrekening standaard is voor ‘verkoop’
• Je kan de grootboekrekening ook koppelen aan een artikel of klant

Als je dan een lijn toevoegt aan factuur, dan zoekt het systeem in deze volgorde:
1.  grootboekrekening ingesteld op artikel
2. nee? dan zoeken of ie ingesteld is op klant
3. nee? dan neemt hij de ‘standaard voor verkoop’

3. Facturen en creditnota’s

• In het facturenscherm heb je onmiddellijk een overzicht van je facturen en creditnota’s
• Er is een kolom ‘type’ bijgekomen’ waardoor je kan zoeken op je facturen en creditnota’s
• Zoals vermeld bij punt 1 is de nummering afhankelijk van het ingestelde dagboek
• Werk je niet met een dagboek kan je nummering instellen bij ‘layout-configuratie-documentconfiguratie’
• Werk je wel met een dagboek, zal de nummering altijd ingesteld in het dagboekscherm (configuratie-boekhouding-dagboek)
• Er is een ook een kolom ‘concept’ toegevoegd’, waardoor je kan zoeken op alle conceptfacturen en/of conceptcreditnota’s
• Creditnota’s zijn als het ware facturen, maar met een negatief bedrag. Dat negatieve bedrag zal niet zichtbaar zijn op de pdf.

B. Updates na Kerstmis

Momenteel zijn we bezig met een aantal grotere updates. Er komen koppelingen met volgende webshops/boekhoudprogramma’s:

• Rexel
• Cebeo
• Exact Online

Koppelingen met Cebeo en Rexel

Via deze koppelingen zal je uit de webshops artikels kunnen inladen in de artikelbibliotheek en zal je steeds over de actueelste prijs beschikken als je de artikels inlaadt op een offerte.

Koppeling met Exact Online

Deze koppeling met het boekhoudpakket Exact Online zal op de volgende manier werken:

• doorsturen verkoopsboekingen naar Exact
• doorsturen aankoopboekingen naar Exact
• automatiseren van invullen dagboek en rekeningen
• koppelen van btw-codes uit Exact aan btw-tarief in yipla
• betaalvoorwaarden uit Exact koppelen aan betaalvoorwaarde in yipla
• alle grootboekrekeningen uit Exact importeren in yipla
• kostenplaats invullen in EO-boekingen
• kostenplaats = projectnummers yipla doorsturen naar Exact
• betalingen uit Exact terugkoppelen in yipla zodat we de factuur in yipla kunnen afpunten
• btw of kostennota’s kunnen inscannen en die via OCR in yipla inlezen (tankbonnetjes bijvoorbeeld)